Abläufe & Automatisierung
Eingehende Dokumente automatisch vorsortieren
Rechnungen, Lieferscheine und Schriftverkehr werden vorsortiert und benannt — die Zuordnung bestätigt weiterhin ein Mensch.
Alle Anwendungsfälle sind Beispiele für Seminararbeit und keine Kundenreferenzen. Sie beschreiben, was mit Ihrem Team geübt werden kann — nicht, was ein anderes Unternehmen erreicht hat.
- Bereich
- Abläufe & Automatisierung
- Zuständig
- Dominique-Robert Oudin
- Schwierigkeitsgrad
- Technisch
- Aufwand
- ein Übungsblock von rund 90 Minuten
- Werkzeuge
- Automatisierungswerkzeug, Microsoft 365 Copilot
Ausgangslage
Alles landet im selben Posteingang oder Ordner. Sortiert wird von Hand, benannt nach Gefühl, und gesucht wird später dreimal so lange.
Vorgehen im Seminar
Wir legen ein Benennungsschema und die Zielordner fest — das ist die eigentliche Arbeit.
Dann erkennen wir am Dokument den Typ und die Kennzeichen, die in den Dateinamen gehören.
Alles Unsichere wandert in einen Prüfkorb statt in einen Ordner.
Was danach vorliegt
Ein Benennungsschema, ein Ablaufplan für die Vorsortierung und die Regel, was mit unsicheren Fällen passiert.
Was KI hier leistet — und was nicht
Was KI hier übernehmen kann
Dokumenttypen erkennen, Kennzeichen auslesen und Vorschläge für Ablageort und Dateinamen machen.
Wo ein Mensch prüfen muss
Sie liest falsch, besonders bei schlechten Scans und Handschrift — und sie meldet das nicht. Ein Beleg, der still im falschen Ordner liegt, ist schlimmer als einer, der offen im Eingang bleibt. Deshalb der Prüfkorb, und deshalb bleibt die Zuordnung buchhalterisch relevanter Belege eine bestätigte Entscheidung. Aufbewahrungsfristen und Zugriffsrechte sind gesondert zu klären.
In welchem Format wir daran arbeiten
KI-Praxistag oder Potenzialanalyse
Technische Fälle brauchen eine Bestandsaufnahme Ihrer Software und Datenlage — dafür ist der Praxistag der Einstieg und die Potenzialanalyse die ausführliche Form.
Weitere Fälle aus diesem Bereich
Von der Kundenanfrage zum geprüften Antwortentwurf
Der Weg von der eingehenden Anfrage bis zum Entwurf wird als Ablauf beschrieben — mit der ausdrücklichen Stelle, an der ein Mensch entscheidet.
Eine wiederkehrende Auswertung automatisch vorbereiten
Der monatliche Bericht, der aus drei Quellen zusammengesucht wird, bekommt einen beschriebenen Ablauf.
Fehlerbehandlung und Freigaben in einem Ablauf festlegen
Der Teil eines automatisierten Ablaufs, den alle überspringen: Was passiert, wenn etwas schiefgeht, und wer merkt es.