Büro & Kommunikation
Aus Gesprächsnotizen wird eine Aufgabenliste
Stichworte aus einer Besprechung werden in Aufgabe, Verantwortung, Frist und offene Entscheidung getrennt — ohne dass eine davon dazuerfunden wird.
Alle Anwendungsfälle sind Beispiele für Seminararbeit und keine Kundenreferenzen. Sie beschreiben, was mit Ihrem Team geübt werden kann — nicht, was ein anderes Unternehmen erreicht hat.
- Bereich
- Büro & Kommunikation
- Zuständig
- Christina Kunst
- Schwierigkeitsgrad
- Einstieg
- Aufwand
- ein Übungsblock von rund 45 Minuten
- Werkzeuge
- ChatGPT, Microsoft 365 Copilot
Ausgangslage
Nach einer Besprechung bleiben Stichworte im Dokument. Zuständigkeiten und offene Entscheidungen müssen später erneut geklärt werden — meist von der Person, die am wenigsten Zeit hat.
Vorgehen im Seminar
Wir nehmen eine echte, anonymisierte Notiz aus Ihrem Haus.
Das Briefing verlangt vier getrennte Felder: Aufgabe, Verantwortung, Frist, offene Entscheidung — und verbietet ausdrücklich, ein Datum oder eine Freigabe eigenständig zu ergänzen.
Danach vergleichen wir das Ergebnis mit dem, was die Anwesenden erinnern.
Was danach vorliegt
Ein wiederverwendbares Briefing für die Nachbereitung von Besprechungen, samt der Regel, was die KI nicht ergänzen darf.
Was KI hier leistet — und was nicht
Was KI hier übernehmen kann
Unstrukturierte Stichworte in eine gleichbleibende Struktur bringen, Aufgaben von Entscheidungen trennen und Lücken sichtbar machen, statt sie zu überdecken.
Wo ein Mensch prüfen muss
Was in der Notiz nicht steht, weiß sie nicht: ein konkretes Datum hinter „bis Freitag", wer freigibt, was mündlich zusätzlich vereinbart wurde. Verantwortlichkeit und Frist bestätigt das Team. Und ein Ergebnis, das plausibel klingt, ist noch keines — deshalb wird es gegen die Erinnerung der Anwesenden gehalten.
Hochrechnung, kein Messwert
Was das rechnerisch ausmacht
Die folgende Rechnung setzt Ihre eigenen Größen ein. Sie steht hier, damit Sie sie nachrechnen und uns widersprechen können.
- Wie oft kommt das vor
- Fiktives Beispiel: vier Besprechungen pro Woche mit Nachbereitung
- Wie lange dauert es heute ohne KI
- Fiktives Beispiel: 20 bis 30 Minuten Nachbereitung je Besprechung
- Geschätzte Ersparnis je Vorgang
- 8 bis 15 Minuten
- Rechnerisch pro Woche
- 4 Vorgänge × 8 bis 15 Minuten = 32 bis 60 Minuten
- Rechnerisch pro Jahr
- 24 bis 45 Stunden
Gerechnet mit 45 Arbeitswochen im Jahr — derselbe Wert wie im Kapazitätsrechner auf der Startseite.
Ihr Wert, Ihre Rechnung: Der Betrag entsteht erst aus diesem Stundensatz. Wir setzen keinen für Sie ein.
Rechnerischer Zeitwert pro Jahr
Grundlage der Schätzung
Beispielrechnung zur Musteraufgabe „Aus Gesprächsnotizen wird eine Aufgabenliste“ auf der Startseite. Die Größen sind fiktiv und hier ausdrücklich als solche gekennzeichnet — sie stehen da, damit Sie das Rechenverfahren sehen, nicht das Ergebnis. Ihre eigenen Werte tragen Sie in der Aufgabenabfrage vor dem Seminar ein; im Praxisworkshop wird derselbe Vorgang einmal wie bisher und einmal mit KI durchgespielt, und die Schätzung danach gemeinsam korrigiert.
Das ist eine Hochrechnung aus offengelegten Annahmen, kein gemessener Wert. Sie gilt für eine Person, die diese Aufgabe regelmäßig erledigt, und erst dann, wenn das Vorgehen im Alltag angekommen ist. Prüfung und Nacharbeit sind darin nicht abgezogen.
In welchem Format wir daran arbeiten
KI-Praxisworkshop
Vier Stunden, ein Schwerpunkt, bis zwölf Personen — unser empfohlener Einstieg für Aufgaben dieser Art.
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