Büro & Kommunikation
Eine Kundenanfrage verständlich beantworten
Aus einer Anfrage und freigegebenen Stichworten wird ein freundlicher Antwortentwurf, der offene Punkte als Rückfragen nennt statt sie zu erfinden.
Alle Anwendungsfälle sind Beispiele für Seminararbeit und keine Kundenreferenzen. Sie beschreiben, was mit Ihrem Team geübt werden kann — nicht, was ein anderes Unternehmen erreicht hat.
- Bereich
- Büro & Kommunikation
- Zuständig
- Christina Kunst
- Schwierigkeitsgrad
- Einstieg
- Aufwand
- ein Übungsblock von rund 60 Minuten
- Werkzeuge
- ChatGPT, Microsoft 365 Copilot
Ausgangslage
Die Anfrage liegt vor, die Antwort wird jedes Mal neu formuliert. Angaben zu Termin und Leistungsumfang müssen aus mehreren Notizen zusammengesucht werden. Je nachdem, wer antwortet, klingt die Antwort anders und enthält anderes.
Vorgehen im Seminar
Wir sammeln die Stichworte, die für eine Antwort freigegeben sind.
Dann formulieren wir das Briefing: Rolle, Kontext, Format und ausdrücklich die Anweisung, fehlende Angaben als Rückfrage zu nennen und nichts zuzusagen.
Zuletzt legen wir die Prüfpunkte fest, die vor dem Versenden abgehakt werden.
Was danach vorliegt
Eine Textvorlage mit festen Prüfpunkten für Anfragen dieser Art — im Anwendungsfall-Katalog und in der Prompt-Bibliothek, die Sie nach dem Seminar in bearbeitbarer Form bekommen.
Was KI hier leistet — und was nicht
Was KI hier übernehmen kann
Aus Stichworten einen vollständigen, höflichen Entwurf formulieren, die Tonlage über viele Antworten gleich halten, fehlende Angaben benennen und dieselbe Auskunft für verschiedene Empfänger unterschiedlich ausführlich schreiben.
Wo ein Mensch prüfen muss
Sie kennt Ihre Preise, Liefertermine und Zusagen nicht und darf sie nicht erfinden — genau das tut sie aber, wenn man sie danach fragt. Anlagentyp, Leistungsumfang, Termin und jede Zusage prüft eine Person, bevor gesendet wird. Auch der Ton bleibt eine menschliche Entscheidung: Bei einer Beschwerde ist der glatte Entwurf der falsche.
Hochrechnung, kein Messwert
Was das rechnerisch ausmacht
Die folgende Rechnung setzt Ihre eigenen Größen ein. Sie steht hier, damit Sie sie nachrechnen und uns widersprechen können.
- Wie oft kommt das vor
- Fiktives Beispiel: täglich etwa acht Anfragen dieser Art
- Wie lange dauert es heute ohne KI
- Fiktives Beispiel: 10 bis 15 Minuten je Antwort
- Geschätzte Ersparnis je Vorgang
- 4 bis 7 Minuten
- Rechnerisch pro Woche
- 40 Vorgänge × 4 bis 7 Minuten = 160 bis 280 Minuten
- Rechnerisch pro Jahr
- 120 bis 210 Stunden
Gerechnet mit 45 Arbeitswochen im Jahr — derselbe Wert wie im Kapazitätsrechner auf der Startseite.
Ihr Wert, Ihre Rechnung: Der Betrag entsteht erst aus diesem Stundensatz. Wir setzen keinen für Sie ein.
Rechnerischer Zeitwert pro Jahr
Grundlage der Schätzung
Beispielrechnung zur Musteraufgabe „Eine Kundenanfrage verständlich beantworten“ auf der Startseite. Die Größen sind fiktiv und hier ausdrücklich als solche gekennzeichnet — sie stehen da, damit Sie das Rechenverfahren sehen, nicht das Ergebnis. Ihre eigenen Werte tragen Sie in der Aufgabenabfrage vor dem Seminar ein; im Praxisworkshop wird derselbe Vorgang einmal wie bisher und einmal mit KI durchgespielt, und die Schätzung danach gemeinsam korrigiert.
Das ist eine Hochrechnung aus offengelegten Annahmen, kein gemessener Wert. Sie gilt für eine Person, die diese Aufgabe regelmäßig erledigt, und erst dann, wenn das Vorgehen im Alltag angekommen ist. Prüfung und Nacharbeit sind darin nicht abgezogen.
In welchem Format wir daran arbeiten
KI-Praxisworkshop
Vier Stunden, ein Schwerpunkt, bis zwölf Personen — unser empfohlener Einstieg für Aufgaben dieser Art.
Weitere Fälle aus diesem Bereich
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Die fünf E-Mails, die Ihr Haus jede Woche schreibt, werden einmal gut formuliert und bekommen feste Prüfpunkte.
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Ein langes Dokument auf eine Seite bringen
Aus einem langen Schriftstück wird eine Zusammenfassung mit Seitenverweisen — damit nachprüfbar bleibt, woher jede Aussage stammt.